Der Informationsaustausch zwischen Menschen, Prozessen und Systemen ist in Unternehmen von enormer Bedeutung. Insbesondere, wenn Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen Abteilungen über verschiedene Standorte und sogar Ländergrenzen hinweg zusammenarbeiten. Es kann allerdings schwierig sein, alle Beteiligten mit den nötigen Informationen zu versorgen – und das übersichtlich und zum richtigen Zeitpunkt. Ein Intranet kann dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Es ist ein zentraler Ort, an dem alle wichtigen Informationen zusammenlaufen. Oder, um es anders auszudrücken: Das Intranet ist die Kommunikations-, Wissens -, Service- und Informationsplattform eines Unternehmens.

Ist der Informationsfluss ohne Intranet gestört?

Ohne Intranet beziehen Mitarbeiter*innen ihre Informationen aus E-Mails, internen Newslettern, über Fileserver, Aushänge am schwarzen Brett oder den berühmt berüchtigten Flurfunk. Eine Studie ergab, dass Mitarbeitende auf diese Weise täglich rund 1,8 Stunden mit der Suche nach Informationen verbringen – anstatt diese Zeit in strategische oder kreative Aufgaben stecken zu können. Mit durchschnittlich 9,3 Stunden pro Arbeitswoche entspricht das mehr als einem ganzen Arbeitstag.

Hinzu kommt: In jedem dritten Unternehmen droht Wissensverlust, wenn Mitarbeiter*innen ausscheiden oder über einen längeren Zeitraum erkrankt sind. Eine denkbar schlechte Situation, die sich im schlimmsten Fall negativ auf das Geschäft auswirken kann. Und es kann Einfluss darauf nehmen, wie wohl sich Arbeitnehmer*innen an ihrem Arbeitsplatz fühlen. Ohne Intranet ist der Informationsfluss gestört, was Prozesse verzögert (46 %), vermehrt zu manuellen Tätigkeiten (33 %), Fehlern (28 %) und schlechten Kundenerlebnissen (15 %) führt.

Das Intranet verbessert die interne Kommunikation.

Ob diese Aussage zutrifft, hängt von vielen Faktoren wie Aktualität, Reaktionszeit, Aufbau, Nutzung, Interaktionsmöglichkeiten oder individuelle Ausgestaltung ab. In unserer Interpretation dieses Tools ist Fakt: Wer den Informationsfluss im Unternehmen bzw. die interne Kommunikation verbessern möchte, ist mit der Integration eines Intranets gut beraten. Denn dann sprechen viele gute Gründe dafür. Sieben davon haben wir näher unter die Lupe genommen.

Grund 1: Im Intranet stehen alle Informationen an einem Ort zur Verfügung.

Das Intranet ist ein zentraler Ort für sämtliche Mitteilungen, Neuigkeiten und Termine – statt vieler E-Mails, Aushänge & Co. Die Informationen, die hier zu finden sind, sind aktuell und werden dank verknüpftem und themenbasiertem Wissen und einer ausgeklügelten Suchfunktion passgenau ausgegeben.

Grund 2: Im Intranet findet sich der richtige Ansprechpartner.

Im Intranet lassen sich Ansprechpartner*innen und Expert*innen für bestimmte Themen und Fachbereiche schnell und unkompliziert aufspüren. Zudem können abteilungsbezogene Übersichten von Ansprechpartner*innen angelegt werden. Das Intranet kann so die lästige, manuell zu pflegende Telefonliste obsolet machen.

Grund 3: Auf das Intranet lässt sich von überall aus zugreifen.

Das Intranet ermöglicht den Zugriff auf Daten und Informationen von unterwegs – egal über welches Endgerät. Das erleichtert vor allem die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg und die Kollaboration mit den Kolleg*innen im Homeoffice.

Grund 4: Das Intranet verbessert die Zusammenarbeit.

Apropos Zusammenarbeit: Im Intranet findet sich die Möglichkeit, Team- und Projekträume zu integrieren. So entfällt das endlose Scrollen durch E-Mail-Postfächer und Serverstrukturen auf der Suche nach den benötigten Informationen.

Grund 5: Das Intranet fördert Digitalisierung und Automatisierung.

Das Intranet bildet die perfekte Basis für Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen. Dort lassen sich Prozesse und Abläufe digital abbilden, automatisieren und effizient verschlanken.

Grund 6: Das Intranet fungiert als Wissensdatenbank.

Wissensverlust wegen Krankheit, Unternehmensaustritt oder Urlaub? Dank Intranet ist das Schnee von gestern. Wichtige Informationen liegen im Intranet griffbereit parat – gebündelt an einem zentralen Ort.

Grund 7: Das Intranet stärkt die Mitarbeiterbindung.

Wer seinen Mitarbeiter*innen über das Intranet die Arbeit erleichtert, schafft Zufriedenheit und Bindung. Als gemeinsamer Platz für Informationsaustausch kann es die Kommunikation untereinander und somit die Identifikation mit dem Arbeitgeber stärken. Insbesondere bei Digital Natives sorgt das für Pluspunkte.

Intranet? Wie geht das?

Wir bei NetCologne IT Services entwickeln kundenspezifische Intranet-Lösungen – basierend auf SharePoint. Warum? SharePoint ist hervorragend in den Microsoft 365 Kosmos eingegliedert. Und hierbei macht uns so schnell keiner etwas vor: Neben Schulungen, Trainings, individueller Beratung und Projektbegleitung im gesamten Microsoft 365 Umfeld bieten wir viele weitere Lösungen rund um Microsoft Teams, Exchange Online, das Mobile Device Management mit Microsoft Intune oder die Azure Cloud. SharePoint ist hier die perfekte Ergänzung. Zudem haben wir mit Intranet2Go eine Lösung „out of the box“ geschaffen, die ebenfalls individuell auf Kunden angepasst und mit passenden Bausteinen erweitert werden kann.

Klingt nach der perfekten Intranet-Lösung für Ihr Unternehmen? Sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne.