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Best Practice: Microsoft 365 in der digitalen Arbeitswelt

Der Weg zum Arbeitsumfeld der Zukunft

Flexibles Arbeiten, die Anwesenheit im Unternehmen und Homeoffice zu koordinieren, dem Workflow von morgen erfolgreich begegnen: Unternehmen und Mitarbeiter stehen vor den Herausforderungen einer neuen Arbeitswelt, welche es zu optimieren gilt. Gestalten lässt sich eine solche Arbeitswelt zum Beispiel mithilfe von Microsoft 365, welches alle Tools für ein Arbeitsumfeld der Zukunft liefert.

Wie man flexibles Arbeiten und hybride Kollaboration dank Microsoft 365 effektiv im Unternehmen umsetzt, davon berichten im Gespräch mit Vertriebsspezialist Leif Mergener zwei Experten in unserem Video. Zum einen Thiemo Funke, Senior Sales Consultant bei NetCologne IT Services sowie Experte für die Digitalisierung von Unternehmen. Zum anderen Matthias Schmitz, Geschäftsführer der Werbeagentur zuk AG, welcher bei der Optimierung der Digitalisierung seiner Agentur erfolgreich auf Wissen und das Können der NetCologne IT Services gesetzt hat.

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Thiemo Funke, Senior Sales Consultant bei NetCologne IT Services, Leif Mergener, Vertriebsspezialist Geschäftskunden der NetCologne GmbH, und Matthias Schmitz, Geschäftsführer der Werbeagentur zuk AG, geben Tipps, wie der Spagat zwischen Home und Office erfolgreich gelingt.

„Jemand, der sich auskennt“

Das Thema der kollaborativen Arbeit beschäftigt heutzutage nahezu jedes Unternehmen. Erfahrungen darin lagen auch bei der zuk AG vor. Doch die Agentur wollte ihren Status quo nicht beibehalten. Die Arbeit an den Standorten in Köln und Trier sollte einheitlicher gestaltet werden, gleichzeitig galt es, die Zusammenarbeit mit Kunden zu verbessern. „Die Herausforderung ist, kompatibel zu sein – einerseits intern, aber auch mit dem Kunden“, erklärt Schmitz den Wunsch nach fortschreitender Digitalisierung. Ein komplizierter Weg, den das Unternehmen nicht alleine beschreiten wollte: „Da brauchen wir jemanden, der sich auskennt, und der sollte vor Ort sein“, sagt Schmitz.

Microsoft 365 für die Arbeitswelt von morgen

NetCologne IT Services erwies sich für diesen Fall als der kompetente Partner mit umfangreicher Expertise. Die Kölner Spezialisten verhelfen Unternehmen jeder Größenordnung zu kollaborativem Arbeiten – „und das komplett ortsunabhängig, komplett geräteunabhängig“, versichert Funke. Gemeinsam mit der zuk AG realisierten NetCologne IT Services die effektive Anwendung von Microsoft 365 als großen Schritt der Agentur in die Arbeitswelt von morgen.

Mit dem Tool Sharepoint erfüllte sich die Anforderung der zuk AG an kollaboratives Arbeiten und Kompatibilität „einerseits intern, aber auch mit dem Kunden“: Mitarbeiter können von überall auf die Daten des Unternehmens zugreifen, Kunden ebenso. Und nicht nur das – gleichzeitiges Arbeiten an den aktuellen Dateien ist ebenfalls möglich.

Hybride Arbeit ganz einfach gemacht

Hybrides Arbeiten wird so ganz einfach gemacht. Der Arbeitstag kann zu Hause beginnen: Man checkt die Mails, führt erste Telefonkonferenzen mit Kollegen. Auf dem Weg zum Büro übergibt MS Teams Gespräche in Apple Carplay – mithilfe der Freisprecheinrichtung stimmt man sich im Auto schon mal mit Kollegen oder Kunden ab. Und im Büro angekommen geht der Laptop ans Unternehmensnetz und die Arbeit setzt sich reibungslos fort. Für Schmitz und seine Agentur bedeutet dies eine enorme Steigerung der Produktivität.

Datensicherheit? Selbstverständlich!

Auch in Bezug auf Datensouveränität und Datensicherheit ist man als User sorgenfrei: „Bei Sharepoint bin ich der Herr über meine Daten“, betont Funke. Außerdem verlassen die Daten den europäischen Raum nicht. Sie werden in Microsoft-Rechenzentren bei Frankfurt und Berlin gehosted und im sehr unwahrscheinlichen Fall eines Ausfalls springt ein anderes Rechenzentrum in der EU ein. Somit ist also sowohl die DSGVO-Konformität als auch die EU-Rechtskonformität gewahrt. Und was ist mit datensicherheitsrelevanten Updates? „Das passiert im Hintergrund – das sorgt für Entspannung“, lobt Schmitz die für den Anwender unkomplizierte Nutzung von Microsoft 365.

Die Größe des Unternehmens spielt keine Rolle in der Entscheidung über den Einsatz von Microsoft 365: „Da gibt es weder nach oben noch nach unten eine Begrenzung“, versichert Funke all jenen, die noch unentschlossen sind, ob Microsoft 365 das richtige für ihr Business ist. Ein Leitfaden, den Funke und Mergener am Ende des Gespräches mit auf den Weg geben, zeigt übersichtlich den Weg in eine hybride und erfolgreiche Arbeitswelt auf.

Microsoft 365 Business sorgt für mehr Mobilität und Flexibilität in Ihrem Team. Außerdem ist die Software verfügbar auf jedem Endgerät, ganz gleich, ob es sich um einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone handelt. Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Umstellung.

Unsere Berater unterstützen Sie dabei, das Potenzial Ihrer IT voll auszuschöpfen und durch Digitalisierung neue Wachstumschancen für Ihr Unternehmen zu generieren. Dabei sind wir von der Analyse über die Konzepterstellung bis zur Umsetzung kontinuierlich als Partner an Ihrer Seite.

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