Eine SharePoint-Migration ist eine bedeutende unternehmerische Herausforderung, die eine klare Strategie, gründliche Vorbereitung und sorgfältige Umsetzung erfordert. Wenn Sie eine veraltete SharePoint-Version nutzen und vor Ablauf des Supports auf eine aktuelle SharePoint-Umgebung migrieren möchten, sollten Sie einige Dinge bedenken. In diesem Beitrag führen wir Sie durch den Ablauf einer Migrationsplanung und stellen Ihnen wertvolle Checklisten zur Verfügung, die Ihnen helfen, den Prozess zu strukturieren und potenzielle Stolpersteine zu vermeiden.
Entscheidende Schritte für Ihre SharePoint-Migration
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Status Quo erfassen -
Altlasten entfernen -
Zielumgebung vorbereiten -
Benutzer informieren
Führen Sie eine umfassende Inventur Ihrer aktuellen SharePoint Anwendung durch. Je mehr Informationen Sie sammeln, desto einfacher wird es, Migrationsfristen zu planen und einzuhalten.
- Websitesammlungen
- Websites
- Listen und Bibliotheken
- Seiten
- Benutzerdefinierte Lösungen
- Workflows
- Inhaltstypen
- Websitespalten
- Berechtigungen
- Benutzerwarnungen
- Aufbewahrungsfristen
- Benutzer und verwendete Gruppen
- Große Listen oder Bibliotheken
- Blockierte Dateitypen
- Branding
- Alle Dateien, die über eine URL von einer anderen Datei abhängig sind
- Alle anderen UI-Anpassungen (JavaScript, alternative Menüs, etc.)
Wie bei einem Wohnungswechsel sollten Sie auch bei diesem Umzug aufräumen und aussortieren. Oftmals existieren viele veraltete Inhalte und Informationen – nutzen Sie die Chance und bereinigen Sie diese vor der Migration.
- Finden und entfernen Sie “verwaiste Benutzer”.
- Entfernen Sie leere SharePoint-Gruppen.
- Prüfen Sie Berechtigungen von Nutzer in Gruppen und stufen Sie User ggf. neu ein.
- Löschen Sie nicht verwendete, benutzerdefinierte Inhaltstypen, Websitespalten und Workflows.
- Suchen Sie nach Websites, auf lange Zeit nicht zugegriffen wurde oder die lange Zeit nicht geändert wurden. Entscheiden Sie dann, ob diese noch benötigt werden.
- Bitten Sie die Benutzer, alle derzeit ausgecheckten Dokumente einzuchecken, einschließlich der Dokumente, die noch nie eingecheckt wurden.
- Suchen Sie nach großen Websitesammlungen und teilen Sie diese in mehrere auf.
- Suchen Sie nach großen Websites und stufen Sie diese herauf in Websitesammlungen.
- Entfernen Sie doppelte Inhalte.
- Identifizieren und entfernen Sie veraltete Inhalte.
- Bereinigen Sie SharePoint von Elementen, die zu viele benutzerdefinierte Berechtigungen enthalten.
- Entfernen Sie unerwünschte Versionen aus Ihrem Versionsverlauf.
- Organisieren Sie Listen und Bibliotheken mit zu vielen Spalten neu.
- Überdenken Sie großen Listen und organisieren Sie diese ggf. neu.
- Bitten Sie die Benutzer, alle ausstehenden Workflowaufgaben auszuführen.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr neues Zuhause nach Ihren Bedürfnissen zu planen und zu strukturieren.
- Planen Sie die Architektur der Zielumgebung.
- Sichern Sie alle Daten.
- Testen Sie die Wiederherstellung.
- Überprüfen Sie die Datenbanken auf beschädigte Daten. Wenn Sie beschädigte Daten finden: Löschen Sie sie.
- Führen Sie Migrationstests durch und heben Sie nicht unterstützter Elemente hervor.
- Nutzen Sie die in den Testmigrationen durchschnittliche Laufzeit, um die finale Migration zu planen (Stichwort: Frozen Zone).
- Richten Sie SharePoint zum Importieren von Benutzerprofilen aus bestimmten Quellen ein.
- Erstellen Sie einen Plan für die Metadaten Ihrer Inhalte.
Sehen Sie sich Ihre Anpassungen an. Konvertieren Sie diese bei Bedarf so, dass sie in der neuen Zielumgebung funktionieren. - Finden Sie Ersatz für in der Zielumgebung abgekündigte Funktionen.
Damit der Wechsel erfolgreich wird, müssen Sie sicherstellen, dass die Nutzenden wissen, was vor sich geht – und vor allem, warum.
- Informieren Sie die User frühzeitig über den Grund für die Migration, die Vorteile, mögliche Änderungen in der neuen Umgebung (z.B. geänderte URLs, Favoriten, Dokument-Referenzen) und den geschätzten Zeitplan für die Migration.
- Teilen Sie die Timeline weit im Voraus mit, um sicherzustellen, dass es keine geschäftskritischen Überschneidungen gibt.
- Geben Sie den Usern immer wieder einen aktuellen Status und Hilfsmöglichkeiten während des Übergangs.
- Stellen Sie eine Sandbox-Umgebung bereit, damit Ihre Nutzer sich mit dem neuen System vertraut machen können.
-
Migration starten -
SharePoint prüfen -
Umgebung monitoren
Der eigentliche Migrationsaufwand sollte nicht zu kompliziert sein, wenn Sie die vorherigen Schritte ausgeführt haben. Es kommt darauf an, alles zu migrieren und mit den Punkten umzugehen, die möglicherweise während der Tests nicht aufgetaucht sind.
- Beenden Sie die Ausführung von Workflows, die noch migriert werden sollen.
- Verwenden Sie ein Drittanbieter-Tool wie ShareGate Desktop, um beim Umzug umfassend zu migrieren und neu zu strukturieren.
- Führen Sie bei sehr großen Umgebungen eine mehrstufige (inkrementelle) Migration durch.
Bevor Sie die Türen öffnen und alle User in Ihre neue Umgebung lassen, stellen Sie sicher, dass alles für sie bereit ist.
- Stellen Sie sicher, dass alles erfolgreich migriert wurde.
- Testen Sie alle Workflows.
- Überprüfen Sie die Benutzerberechtigungen.
- Erstellen Sie eine Sicherungskopie der neuen Umgebung.
- Entfernen Sie den Zugriff auf den alten SharePoint oder stellen Sie ihn auf „read only“, damit dieser nicht versehentlich weitergepflegt wird.
Jetzt, da Ihre neue Plattform in Betrieb ist, ist es wichtig, die Nutzung, Sicherheit und andere wichtige Elemente ständig zu prüfen, um Transparenz zu erlangen und eine saubere und sichere Umgebung zu gewährleisten.
- Stellen Sie sicher, dass die Nutzenden die Möglichkeit haben, die Plattform vollumfänglich zu nutzen.
- Prüfen Sie mögliche Datenschutzverletzungen.
- Kontrollieren Sie externe Freigaben.
- Identifizieren fehlerhafter oder benutzerdefinierter Berechtigungen.
- Stellen Sie sicher, dass Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügen.
Experten-Support: SharePoint-Migration leicht gemacht
Bitte bedenken Sie: Jede SharePoint-Migration ist einzigartig und es gibt keine Einheitslösung. Die vorgestellten Checklisten dienen als Orientierungshilfe und Ausgangspunkt für Ihre individuelle Migrationsplanung. Bleiben Sie flexibel und bereit, auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren. Eine gut geplante und durchdachte Migration wird sich langfristig auszahlen und Ihre interne Zusammenarbeit maßgeblich verbessern. Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung. Zusammen finden wir eine optimale SharePoint-Lösung für Ihr Unternehmen.
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