Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Prozesse effizienter, produktiver und kostengünstiger gestalten. Besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen spielt künstliche Intelligenz (KI) dabei eine zunehmend wichtige Rolle.

Das zeigt auch die aktuelle Digitalisierungsumfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK): Laut ihr hat sich der Anteil der Unternehmen, die KI oder Machine Learning einsetzen, im Vergleich zum Vorjahr verdoppelt. Ein weiteres Drittel der Befragten plant den Einsatz von KI für die Zukunft. Ein beliebtes KI-Tool dabei ist Microsoft 365 Copilot. Warum das so ist, welche Vorteile Microsoft 365 Copilot bietet und wie die Einführung gelingt, haben wir für Sie zusammengefasst.

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Unternehmen setzen zunehmend auf die Hilfe künstlicher Intelligenz. KI-gestützte Chatbots, die Kundenanfragen schnell und effizient beantworten, oder Marketingmaterialien, die mithilfe von KI erstellt wurden, sind heute keine Seltenheit mehr. Häufig und gerne eingesetzt: Microsoft 365 Copilot. Die in die Microsoft 365 Suite integrierte Plattform nutzt künstliche Intelligenz, um Aufgaben zu automatisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Microsoft 365 Copilot – Vorteile für Unternehmen

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot in Unternehmen bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die die Effizienz und Produktivität erheblich steigern. Die Integration von KI-gestützten Funktionen in alltägliche Arbeitsprozesse ermöglicht Unternehmen nicht nur ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, sondern auch die Zufriedenheit und das Engagement ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen.

• Automatisierung: Routineaufgaben wie die Erstellung von Berichten, die Planung von Meetings und die Verwaltung von E-Mails können automatisiert werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
• Datenanalyse: Copilot kann Datenmuster erkennen, Prognosen erstellen und Handlungsempfehlungen geben. Das unterstützt die Entscheidungsfindung.
• Personalisierung: Microsoft 365 Copilot passt sich an die Arbeitsweise der Benutzenden an und bietet kontextbezogene Vorschläge und Lösungen.
• Integration: Copilot ist in die Microsoft 365 Suite integriert, was die Nutzung vereinfacht.
• Kontextbewusstsein: Copilot nutzt kontextbezogene Informationen, um relevante Vorschläge und Lösungen zu bieten.
• Skalierbarkeit: Microsoft 365 Copilot ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und kann leicht skaliert werden.

In welchen Microsoft 365 Apps ist Copilot verfügbar?

Copilot Web ist in verschiedenen Anwendungen und Plattformen integriert, um Nutzenden bei der Suche nach Informationen, der Erstellung von Inhalten und der Automatisierung von Aufgaben zu helfen. Der persönliche KI-Assistent kann Fragen beantworten, Texte und Bilder generieren und sogar Code schreiben. Copilot Web ist in Microsoft Edge und Bing verfügbar. In der Microsoft Copilot Pro-Lizenz sind zudem zahlreiche Anwendungen der Microsoft 365 Suite eingebettet. Dazu gehören unter anderem Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams sowie Loop und Forms.

• In Excel erleichtert Copilot die Datenanalyse und -verwaltung, erkennt Datenmuster, identifiziert Trends und erstellt Prognosen. Es bietet intelligente Vorschläge für Formeln und Funktionen, erstellt automatisch Diagramme und Grafiken und bereinigt Daten.
• In Word integriert beschleunigt Microsoft 365 Copilot anhand automatischer Textvorschläge den Schreibprozess und kann die Qualität mithilfe von Grammatik- und Rechtschreibkorrekturen verbessern. Darüber hinaus ist Copilot in der Lage, kreative Ideen zu generieren und Inhalte umzuschreiben.
• In PowerPoint hilft Copilot bei der Erstellung von Präsentationen, bietet Designvorschläge und erstellt automatisch Folien mit Text, Bildern und Diagrammen. Es unterstützt bei der Auswahl von Animationen und Übergängen, erstellt Sprechernotizen und bereitet Redetexte vor.
• In Outlook verwaltet Copilot E-Mails, plant Meetings und generiert automatische Antwortvorschläge. Es fasst lange E-Mail-Konversationen zusammen, extrahiert Aufgaben und erstellt To-do-Listen oder Kalendereinträge.
• In Teams verbessert Copilot die Zusammenarbeit und Kommunikation, erstellt automatisch Meeting-Notizen, hebt wichtige Punkte hervor und weist Aufgaben zu. Es bietet relevante Informationen und Dokumente während der Unterhaltung, erstellt und verwaltet Aufgabenlisten, bietet Echtzeit-Übersetzungen und kann als Chatbot fungieren.
• Copilot in Microsoft Loop ermöglicht es Benutzenden, gleichzeitig an Inhalten zu arbeiten und unterstützt beim Brainstorming sowie bei der Planung. Dadurch wird die Zusammenarbeit effizienter und die Produktivität gesteigert.

In Forms erstellt Copilot automatisch Entwürfe und Vorschläge für Umfragen. Das verbessert die Qualität der Umfragen mittels objektivem Feedback und vermeidet häufige Fehler. Zudem erhöht Copilot das Engagement der Befragten dank relevanter und ansprechender Fragen.

Wie sicher sind Unternehmensdaten in Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot greift über Microsoft Graph auf Inhalte und Kontext zu, für die die Benutzenden entsprechende Zugriffsberechtigungen haben. Copilot verwendet diese Daten ausschließlich im Unternehmenskontext, um relevante Antworten zu generieren – nicht, um Basis-KI-Modelle zu trainieren. Alle Daten werden während der Speicherung verschlüsselt und in Übereinstimmung mit den vertraglichen Verpflichtungen von Microsoft 365 verarbeitet.

Verschiedene Schutzmaßnahmen, einschließlich der Erkennung und Blockierung schädlicher Inhalte sowie des Schutzes vor Prompt-Injections, sorgen für zusätzliche Sicherheit. Zudem erfüllt Microsoft 365 Copilot die Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, einschließlich der GDPR und der EU-Datenschutzgrundverordnung.

Einführung von Microsoft 365 Copilot in Unternehmen

Damit die Einführung von Microsoft 365 Copilot sicher gelingt, müssen verschiedene Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen erfüllt sein. Beispielsweise müssen Conditional Access Policies (CAP) implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Geräte und Benutzende auf Unternehmensressourcen zugreifen können, einschließlich der Konfiguration von Richtlinien wie Multi-Factor Authentication (MFA) und der Verwendung genehmigter Client-Apps.

Datenschutz und -verschlüsselung sind ebenfalls entscheidend, wobei alle Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden, um sensible Informationen zu schützen. Darüber hinaus sind Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für Mitarbeitende notwendig, um sie über die sichere Nutzung der Tools und die Erkennung von Sicherheitsbedrohungen wie Phishing zu informieren. Grundsätzlich empfiehlt sich eine begleitendes Change-Management, damit alle Mitarbeitenden den richtigen Umgang damit finden können.

NetCologne IT Services bietet umfassende Unterstützung bei der Einführung und Nutzung von Microsoft 365 Copilot. Dazu gehören die Beratung und Implementierung maßgeschneiderter Lösungen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt sind. Wir helfen bei der Herstellung einer grundlegenden Datenbasis, bei der Lizenzierung, der Integration von Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen sowie der Anwenderschulung.

Fazit: Das kann Microsoft 365 Copilot

Die Kombination aus Integration, Kontextbewusstsein, Personalisierung, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit macht Microsoft 365 Copilot zu einer effizienten KI-Lösung. Es bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, ihre Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Anhand der Integration von KI in die täglichen Arbeitsabläufe können Unternehmen ihre Produktivität erhöhen und wettbewerbsfähig bleiben.

Wir beraten Sie gerne!

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