Ein großer Teil des Arbeitsalltags besteht aus sich wiederholenden Arbeitsschritten und Prozessen, welche sich als Zeitfresser herausstellen. Was wäre, wenn man solche wiederkehrenden Abläufe anhand definierter Workflows als automatisierte Routinen ablaufen ließe? Genau dies – eine Erleichterung des Arbeitsalltages – lässt sich mithilfe von Microsoft Power Automate realisieren.

Microsoft Power Automate (bis Ende 2019 unter dem Namen Microsoft Flow am Markt) ist ein cloudbasiertes Tool, das es Anwendern ermöglicht, Workflows und Prozesse für sich regelmäßig wiederholende Arbeitsschritte zu erstellen und automatisiert ausführen zu lassen. Einen mit Power Automate festgelegten und automatisierten Workflow bezeichnet man als Flow.

Ein mit Power Automate erstellter Flow kann auf jedem Endgerät verwaltet werden – ob auf dem Desktop-PC oder mobil über eine App auf einem Smartphone oder Tablet.

Integration von Power Automate

Power Automate integriert sich reibungslos mit anderen Microsoft-Diensten und -Anwendungen: Excel, Outlook, OneDrive, SharePoint, Dynamics 365 sowie alle anderen Anwendungen von Microsoft 365. Über Konnektoren lassen sich die Flows von Power Automate außerdem mit einer Vielzahl anderer Anwendungen und Dienste verwenden. Darunter zum Beispiel Salesforce, SQL-Server, Trello oder Azure-Anwendungen.

Der Einstieg in die Arbeit mit Power Automate und das Nutzen von Flows ist einfach. In einer umfangreichen Bibliothek stellt Microsoft eine große Auswahl vorgefertigter Flows zur Verfügung. Diese Vorlagen, auch als Templates bezeichnet, gibt es für unterschiedlichste Anwendungsfälle. Je nach Bedarf oder Anforderungen kann der Anwender die Flows anpassen. Dank eines solchen „Baukastens für automatisierte Abläufe“ gelingen erste Schritte recht zügig.

Anwendungsbeispiele für Flows

Ein automatisierter Flow wird ausgelöst durch ein definiertes Ereignis, einen sogenannten Trigger. Wenn dieser Trigger eintritt, dann werden automatisch bestimmte Aktionen ausgeführt. Wenn zum Beispiel eine E-Mail von einem bestimmten Kunden eingeht, dann wird eine Push-Benachrichtigung aufs Smartphone gesandt.

Aufgaben, die sich mit Power Automate automatisieren lassen

• unternehmensinterne Bestell- und Freigabeprozesse im Einkauf
• Erfassen, Verfolgen und Abarbeiten von Leads im Vertrieb
• Push-Benachrichtigungen aufs Smartphone bei E-Mails von bestimmten Empfängern
• Abspeichern von E-Mail-Anhängen an einem vordefinierten Ort wie zum Beispiel OneDrive

Tipps für effektives Arbeiten mit Flows

	Planen Sie Ihren Flow Überlegen Sie sich vor dem Erstellen eines Flows, welche Schritte in welcher Reihenfolge auszuführen sind, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen.
	Verwenden Sie präzise Trigger Wählen Sie Trigger, die genau dann ausgelöst werden, wenn Sie es benötigen.
	Testen Sie Ihren Flow Checken Sie Ihren Flow gründlich, bevor Sie ihn veröffentlichen. So stellen Sie sicher, dass er wie erwartet funktioniert.

	Verwenden Sie klare und beschreibende Namen Benennen Sie Ihre Flows und Schritte so, dass diese leicht verständlich und jederzeit eindeutig identifizierbar sind.
	Überprüfen Sie Ihre Daten Stellen Sie sicher, dass die Daten, die Sie verwenden, korrekt und aktuell sind.
	Überwachen und optimieren Sie Ihre Flows Überwachen Sie Ihre Flows regelmäßig und optimieren Sie sie bei Bedarf, um sicherzustellen, dass diese effizient und zuverlässig arbeiten.