1.) Was wird bei MS 365 in der Cloud gespeichert und wie lange?
Thorsten Stiebig: Nichts. Es gibt lediglich eine Vorhaltezeit von gelöschten Objekten, die bei Ablauf unwiderruflich gelöscht werden. Microsoft kann diese Dateien nicht wiederherstellen. Die Dauer der Vorhaltezeiten hängt vom jeweiligen Microsoft 365 Service ab, so wird beispielsweise bei Exchange Online der Ordner „Gelöschte Elemente“ nach 14 Tagen automatisch geleert. Nach dieser automatischen Bereinigung wandern die Elemente in die letzte Wiederherstellungs-Instanz in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“. Dieser wird im Standard auch Objekte älter als 14 Tage löschen. Beide Aufbewahrungszeiten können bis zu einem Maximum von 30 Tagen verlängert werden.

2.) Ist ein Backup wichtig und welche Arten von Backups gibt es?
Thorsten Stiebig: Ja, Backup ist wichtig für jedes Unternehmen! Kein Backup, keine Datenwiederherstellung. Nach Ablauf der genannten Vorhaltezeiten sind die Daten unwiderruflich gelöscht und Microsoft 365 hat kein Backup-System. Backups können lokal im eigenen Rechenzentrum oder dezentral gesichert werden. Alternativ können die Daten in eine Cloud-Plattform bei einem externen Cloud-Anbieter wie NetCologne ITS abgelegt werden.

3.) Was empfehlen wir unseren Kunden?
Thorsten Stiebig: : Backup, Backup, Backup! Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden, aber die Daten sollten mit einer professionellen Backup-Lösung gesichert werden. Am besten automatisiert, denn das minimiert den eigenen manuellen Aufwand und gewährleistet, dass die Daten sicher verwahrt werden, zu jeder Zeit abrufbar sind und im Fall der Fälle schnell und unkompliziert wiederhergestellt werden können. E-Mail-Archivierung ist kein Ersatz für eine Datensicherung.

Cloud-Speicher vs. Cloud-Backup – Das sollten Sie wissen

Es mag den Anschein haben, dass das Ablegen von Daten in der Cloud gleichzeitig auch eine vollumfängliche Sicherung der Daten darstellt. Das ist falsch. Es ist wichtig, zwischen Cloud-Speicher (Storage) und Cloud-Backup (Sicherung) zu unterscheiden. Bei einer Cloud-Speicherlösung liegt der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, einfacher Speicherung von Daten und der Verfügbarkeit auf verschiedenen Geräten für verschiedene User. Die Krux: Wird eine Datei auf einem Gerät mit einem Virus infiziert oder versehentlich gelöscht, wird das Problem auf alle Geräte mit übertragen.

Bei einem Cloud-Backup werden Kopien der Dateien automatisch und kontinuierlich in die Cloud gesichert. Das garantiert, dass immer eine aktuelle Sicherung der Daten erstellt wird und dann auch wiederhergestellt werden kann. Die NetCologne IT Services bietet Ihnen darüber hinaus eine Versionierung von Dateien oder ganzen Betriebssystemen an. So können Sie bei einem Wiederherstellungsprozess selbst entscheiden, welche Version Sie weiterverwenden wollen.